Manajemen Proyek

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Sedangkan yang dimaksud dengan manajemen proyek itu adalah usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan mengkoordinasi dan mengontrol kegiatan-kegiatan dalam proyek sehingga sesuai dengan jadwal dan anggaran yang ditetapkan.

Terdapat tiga tahapan yang harus dilakukan dalam manajemen proyek, antara lain adalah :

1.     Perencanaan (Planning)

Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2.     Penjadwalan (Schedulling)

Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.

3.     Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

Perencanaan Proyek

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:

1.    Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.

2.    Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.

3.    Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.

4.    Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

5.    Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak. Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan :

1.    Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.

2.    Proyek selesai sesuai budget

3.    Proyek memenuhi sasaran kualitas.

4.    Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat sekarang sudah banyak software yang dapat digunakan diantaranya Windows XP.

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt, PERT dan CPM. Penjadwalan proyek membantu dalam bidang :

1.    Meninjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

2.    Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

3.    Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

4.    Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Teknik Manajemen Proyek : PERT dan CPM

PERT (Program Evaluation Review Technique) adalah Teknik Manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. Sedangkan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan.

Kerangka pemikiran PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar, yaitu:

1.    Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan

2.    Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain.

3.    Menggambarkan network keseluruhan proyek

4.    Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan

5.    Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur kritis.

6.    Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek.

Teori Manajemen Proyek (PERT dan CEM) memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, antara lain :

·      Kelebihan :

§  Berguna pada tingkat manajemen proyek

§  Secara matematis tidak terlalu rumit

§  Menampilkan secara grafis menggunakan jaringan untuk menunjukkan hubungan antar kegiatan

§  Jalur kritis dapat ditunjukkan

§  Berguna untuk memantau kemajuan proyek

·      Kekurangan :

§  Kegiatan proyek hrs didefinisikan dgn jelas

§  Hubungan antar kegiatan hrs ditunjukkan

§  Perkiraan waktu cenderung subyektif

§  Terlalu fokus pada jalur kritis